Struktur er et av det viktigste virkemidlene du har for å gjøre en tekst lett å lese.
Det viktigste skal stå først, og påstander skal følges av begrunnelser. Mange gjør motsatt: skriver det viktigste til slutt, og begynner med en begrunnelse leseren ikke har grunnlag for å forstå.
| Ikke skriv: | Skriv: |
|---|---|
| Fristen er 5. oktober kl. 12. Du må sende inn oppdatert informasjon for å få godkjent søknaden. Vi har hatt problemer med våre systemer som gjør at vi må be om din opplysninger på nytt. | Vi har hatt problemer med våre systemer som gjør at vi må be om opplysningene dine på nytt. Du må sende inn oppdatert informasjon for å få godkjent søknaden. Fristen er 5. oktober kl. 12. |
Tips
Kom raskt til saken
Har du for vane å skrive det viktigste til slutt? Du kan enkelt rette opp dette ved å klippe ut det siste avsnittet i en tekst du har skrevet, lime det inn øverst i dokumentet og sørge for at det passer inn der.
Lag informative overskrifter og mellomoverskrifter
Overskrifter skal være korte, men gi en god indikasjon på hva leseren kan forvente å finne i teksten eller avsnittet under.
| Ikke skriv: | Skriv: |
|---|---|
| Utredningsinstruksen | Disse må følge utredningsinstruksen |
| Frist mars | Frist for å oversende årsrapporten |
| Bakgrunn | DFØ har fått nytt tildelingsbrev |
Unngå gjentakelser
Sett gjerne opp et utkast til teksten din i form av stikkord slik at du ikke blir fristet til å skrive noe viktig mange ganger. Unntaket er når du avslutter teksten med å gjenta hovedbudskapet som du har nevnt i overskriften eller innledningen.
Ikke overforklar
Det er fort gjort å snakke seg bort, og du kan ende med å motsi deg selv og forvirre leseren.
Bruk punktlister
Punktlister strukturerer og framhever deler av teksten. Her er de viktigste reglene for punktlister:
- Det bør helst være mellom 3 og 10 punkter.
- Punktene bør ikke være mer enn én eller maksimalt to setninger, og de bør være av samme type (ord, halvsetninger eller helsetninger).
- Bruk punktum og stor forbokstav bare når punktet består av en fullverdig helsetning.
- Bruk liten forbokstav når punktet er ett ord eller en halvsetning, og ikke sett punktum, spørsmålstegn eller lignende til slutt.
| Ikke skriv: | Skriv: |
|---|---|
|
Dette er viktig for ansatte i år * Språkprofilen * At vi skal på medarbeiderfest * Du må alltid huske å levere reiseregning |
I år er det viktig for ansatte * å lese og bruke språkprofilen * å delta på sosiale arrangementer * å levere reiseregninger i tide
eller
Husk følgende: * Alle ansatte er ansvarlige for å melde seg på. * Det er ikke tillatt å ta med telefon. * Du må betale egenandelen før 1. desember. |
Kontrollspørsmål
- Les overskriften og det første avsnittet. Står hovedbudskapet der? Er avsender og mottaker nevnt noe sted i teksten? Hvis ikke, skriv det inn.
- Se på teksten som en helhet. Ser det pent og ryddig ut? Tilpass avsnitt, lister og overskrifter slik at det ser bra ut.
- Ta på deg kritiske briller. Er det noe du har skrevet som står der fordi du liker det, men som egentlig er irrelevant for leseren? Hvis ja, slett det.
- Er det noen deler av teksten du blir litt forvirret av å lese? Vær sikker på at du ikke gjentar deg selv eller overforklarer.
Se også tips for å skrive for nett.
Folk som klager over at de ikke blir forstått, har sjelden gjort seg umaken å forsøke å forstå andre.
John Steinbeck, amerikansk forfatter